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Der Anwendungsbereich definiert die Grenzen ihres Managementsystems. Hier beschreiben Sie für welche Bereiche der Firma das System gilt und wo somit nicht. Hier können Sie auch Teilbereiche aus der Zertifizierung ausschließen, die nicht zertifiziert werden sollen. Dadurch lassen sich auch Kosten sparen. Z.B. Wenn Sie ein Produkt herstellen und dazu auch Schulungen durchführen, wäre es möglich den Anwendungsbereich nur auf den Bereich der Fertigung des Produktes zu beschränken. Die Mitarbeiter im Bereich Schulung werden dann auch nicht auditiert.

Der Anwendungsbereich kommt auch auf das Zertifikat, deswegen darf er auch keinen werbenden Charakter haben. Wie zum Beispiel „Herstellung der besten …..“.

Ein Prozess ist eine Tätigkeit, bei der aus einem Input ein Output gemacht wird. Z.B. wird aus einer Zeichnung mit Arbeitsauftrag in einem Fräszentrum das fertige Werkstück produziert. Ein Prozess kann noch so gut sein, wenn der falsche Input hineinkommt, erhält man nie den richtigen Output. Eine veraltete Zeichnung kann hier schnell teuren Ausschuss produzieren.

Viele erkennen anfangs die Vorteile von dokumentierten Prozessen nicht. „Wir wissen doch was wir machen“, höre ich zu Beginn der Workshops zur Dokumentation der Prozesse oft. Interessanterweise erkennen die Teilnehmer sehr schnell, dass nicht jeder im Unternehmen gleich arbeitet. Insbesondere die Schnittstellen ergeben viel Verbesserungspotential. Gerade bei der Erstellung der Prozessbeschreibungen kann durch die Einführung eines QM Systems viel Zeit und Geld eingespart werden.

Ziele geben Ihren Mitarbeitern Orientierung, aber nur wenn diese eindeutig formuliert werden. Auch wird seit der 9001:2015 gefordert auch die Zielerreichung zu planen.

Nicht messbare Ziele, wie z.B. „Ausschuss reduzieren“ geben keine klare Richtung vor. Erst wenn klar definiert wird um wieviel der Ausschuss reduziert werden soll und WIE dies geschafft wird, kann jeder Mitarbeiter an dem Ziel arbeiten und es auch erreichen.

In der ISO 9001:2008 wurde noch zwischen Dokument und Aufzeichnung unterschieden. Seit der Revision 2015 sind beide in den Begriff Dokumentierte Information überführt worden. Die Normenforderungen sind dabei gleichgeblieben. So müssen Vorgabedokumente eindeutig erkennbar sein und eine Genehmigung/Freigabe erhalten. Jeder Mitarbeiter soll nur mit aktuellen Dokumenten arbeiten, damit keine Fehler entstehen. Die veraltete Zeichnung in der Fertigung ist und bleibt dabei das beste Beispiel mit den finanziell größten Folgen.

Viele kennen noch die Tabellen am Ende von Dokumenten „erstellt, geprüft, freigegeben“. Diese sind meist störend und unpraktisch. Es gibt bessere Lösungen, ich zeige sie Ihnen.

Das interne Audit dient dazu Verbesserungspotential und Schwachstellen zu identifizieren. Dabei wird jährlich der gesamte Normenumfang in allen Bereichen der Firma auditiert. Dabei ist es wichtig, dass der Auditor unabhängig ist und somit auch nicht seinen eigenen Bereich auditiert. Denn die „Betriebsblindheit“ führt dazu, dass eigene Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten nicht festgestellt werden. Durch das interne Audit durch einen externen Auditor ist dies am besten gewährleistet und Sie reduzieren dabei die Gefahr, dass bei der Zertifizierung unangenehme Überraschungen festgestellt werden.

Die Managementbewertung wird einmal jährlich als Rückblick und zur Planung von Maßnahmen durchgeführt. Oft wird der Fehler gemacht, dass sich der Zeitpunkt der Managementbewertung am Datum der Zertifizierung orientiert. Dies entspricht aber nicht dem Gedanken der Norm mit seinem PDCA Zyklus.

Aus meiner Sicht sollte die Managementbewertung zum Jahresanfang durchgeführt werden. Hier ist der richtige Zeitpunkt, um Rückschau über das vergangene Jahr zu halten. Was lief gut, was lief schlecht? Haben wir unsere Ziele erreicht? Die Antwort auf diese Fragen ergeben gleich die Ziele und Maßnahmen des neuen Jahres. Was nützt es im Oktober die Ziele für das Jahr zu definieren, nur weil der Zertifizierer im November kommt? Dann können Sie nichts mehr ändern und ihr QM-System bringt Sie nicht voran.

Für den Umfang der Zertifizierung sind mehrere Kriterien vorhanden. Die DAkkS hat hier Vorgaben gemacht, die anhand der Mitarbeiterzahl, vorhandener Entwicklung und anderer Kriterien die Manntage für ein Audit festlegen. Dieses Dokument ist hier zu finden Link

Es gibt sechs Schritte im Rahmen einer Zertifizierung

1. Das Voraudit (optional)
Voraudits werden von den Zertifizierungsgesellschaften angeboten, um vor dem Beginn einer Zertifizierung die Zertifizierungsreife eines Unternehmens festzustellen. In den Unternehmen, die ich berate wird dies durch das von mir durchgeführte interne Audit festgestellt. Diesen zusätzlichen Aufwand können Sie sich dadurch sparen.

2. Dokumentationsprüfung
Es wird geprüft, ob die Dokumente den Normenanforderungen entsprechen. Dies wird meist an einem Tag vor Ort im Büro/Besprechungsraum durchgeführt.

3. Zertifizierungsaudit
Dies ist das zeitlich umfangreichste Audit. Hier wird das gesamte Managementsystem in allen Bereichen des Unternehmens geprüft. Durch Befragungen von Mitarbeitern und die Einsicht in Dokumente bewerten die Auditoren das Managementsystem und stellen dabei gegebenenfalls Mängel fest. Diese werden je nach Zertifizierungsgesellschaft anders benannt und gewichtet. Beim TÜV Süd zum Beispiel gibt es folgende Kriterien:

Abweichung: Das Nichteinhalten einer oder mehrerer Anforderungen der Norm für das Managementsystem, oder eine Situation, die erheblichen Zweifel an der Fähigkeit des Managementsystems des Kunden aufwirft, die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen.

Diese muss dann mit Sofortmaßnahme und Korrekturmaßnahme geschlossen werden, um das Zertifikat zu erhalten.

Nebenabweichung: Teilweise unvollständige Erfüllung von Anforderungen der Norm für das Managementsystem im Einzelfall, die aber die Wirksamkeit des Managementsystem – Elementes (Normkapitel) nicht in Frage stellen. Hier muss die geplante Korrekturmaßnahme innerhalb von 14 Tagen an die Zertifizierungsstelle gemeldet werden. Die Überprüfung erfolgt dann beim nächsten Audit. Es wird als das Zertifikat trotzdem erteilt.

Verbesserungspotenzial: Dies ist eine Empfehlung des Auditors zur Verbesserung des Managementsystems. Diese muss nicht umgesetzt werden.

Positive Aspekte: Dies sind Maßnahmen, die über die Normenforderung hinaus gehen und das Managementsystem deutlich voranbringt.

4. Zertifikatserteilung
Sind nach dem Audit keine Abweichungen offen, wird das Zertifikat erteilt. Es hat immer eine Gültigkeit von 3 Jahren.

5. Überwachungsaudits
Die jährlichen Überwachungsaudits sind in ihrem Umfang deutlich kleiner. Hier werden einige Normenpunkte immer auditiert. Z.B. Managementbewertung, andere Punkte erst im anderen Überwachungsaudit.

6. Re-Zertifizierung
Mit der Re-Zertifizierung nach drei Jahren wird erneut ein großes Audit mit allen Normenpunkten durchgeführt. Danach erhalten Sie ein neues Zertifikat mit der Zertifikatslaufzeit von 3 Jahren.

Der Arbeitsmediziner bzw. Betriebsarzt führt Maßnahmen aus zur Vorbeugung arbeitsbedingter Beschwerden und Erkrankungen (Prävention) bzw. deren Früherkennung. Im Unterschied zu vielen anderen Arztgruppen benötigt er ein gutes Verständnis der Arbeitsprozesse und der sozialmedizinischen sowie sozialrechtlichen Grundlagen unseres Gesundheitssystems.

Die Aufgaben des Betriebsarztes sind insbesondere:

• Beratung von Arbeitgeber und Arbeitnehmern in allen Fragen des medizinischen Arbeitsschutzes
• Unterstützung bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen (Gefährdungsbeurteilung)
• Untersuchung und arbeitsmedizinische Beurteilung der Arbeitnehmer, Erfassung und Auswertung der Untersuchungsergebnisse
• Beobachtung des Arbeitsschutzes im Betrieb, z.B. durch Begehung der Arbeitsstätten

Die Anzahl der Sicherheitsbeauftragten richtet sich nach 5 Kriterien:

1. Im Unternehmen bestehende Unfall- und Gesundheitsgefahren
Die im Unternehmen bestehenden Unfall- und Gesundheitsgefahren ergeben sich aus der entsprechend § 5 Arbeitsschutzgesetz vorzunehmenden Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung.

2. Räumliche Nähe der zuständigen Sicherheitsbeauftragten zu den Beschäftigten
grundsätzlich ist die räumliche Nähe der Sicherheitsbeauftragten zu den Beschäftigten erforderlich. Sie ist gegeben, wenn Sicherheitsbeauftragte am gleichen Unternehmensstandort im gleichen Arbeitsbereich wie die Beschäftigten tätig sind. Tätigkeiten in unterschiedlichen Gebäuden deuten auf fehlende räumliche Nähe hin.

3. Zeitliche Nähe der zuständigen Sicherheitsbeauftragten zu den Beschäftigten
Die Wahrnehmung der Unterstützungstätigkeit des Unternehmers bei der Durchführung der Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten setzt voraus, dass die in den jeweiligen Arbeitsbereichen zuständigen Sicherheitsbeauftragte zur gleichen Arbeitszeit wie die sonstigen Beschäftigten, z. B. in der gleichen Arbeitsschicht, tätig sind.

4. Fachliche Nähe der zuständigen Sicherheitsbeauftragten zu den Beschäftigten
Ein wirksames Tätigwerden der Sicherheitsbeauftragten setzt ihre fachliche Nähe für den Arbeitsbereich der Beschäftigten im Zuständigkeitsbereich voraus. Die notwendige fachliche Nähe ist z. B. gegeben, wenn die Sicherheitsbeauftragten und die Beschäftigten dauerhaft gleiche oder ähnliche Tätigkeiten ausüben. Zur fachlichen Nähe für die Sicherheitsbeauftragten gehört auch die Kenntnis der Mitarbeiterstruktur im Zuständigkeitsbereich, insbesondere im Hinblick auf Qualifizierung und Sprache. Neben der fachlichen Nähe sind Kenntnisse der Sicherheitsbeauftragten im Arbeitsschutz bezogen auf den Zuständigkeitsbereich erforderlich. Die Kenntnis der Gefährdungsbeurteilung im Zuständigkeitsbereich des Sicherheitsbeauftragten ist hierfür Grundvoraussetzung.

5. Anzahl der Beschäftigten

Eine angemessene Anzahl der Sicherheitsbeauftragten orientiert sich z. B. daran, dass die Sicherheitsbeauftragten die in ihrem Zuständigkeitsbereich tätigen Beschäftigten persönlich kennen.

Die Mindestanzahl der zu bestellenden Sicherheitsbeauftragten legt der Unternehmer auf der Grundlage der oben genannten Kriterien betriebsbezogen fest. Konkretisierende Empfehlungen für die Staffelungen der Anzahl der Sicherheitsbeauftragten erfolgen durch den zuständigen Unfallversicherungsträger.

Die Ausbildung der Sicherheitsbeauftragten wird kostenlos von den Berufsgenossenschaften sichergestellt. Wenn Sie eine zugeschnittene Schulung auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens wünschen, führe ich auch diese Ausbildung als Inhouse Schulung durch.

Als Arbeitgeber sind Sie rechtlich verpflichtet für jede Tätigkeit und Maschine eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Grundlage dafür ist der §5 ArbSchG, § 3 ArbStättV und der §3 BetrSichV.

Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung ist in der ASR V3 beschrieben. Hier werden eindeutige Vorgaben definiert:

• Die Gefährdungsbeurteilung ist systematisch und fachkundig durchzuführen. Hier kann ich Sie als als Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten.
• Die Gefährdungsbeurteilung ist vor Aufnahme der Tätigkeiten durchzuführen und zu dokumentieren
• Sie ist zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Rechtliche Rahmenbedingungen ändern sich ständig, dadurch ist die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen. Was vor 10 Jahren noch als sicher galt, entspricht durch neue Erkenntnisse gegebenenfalls nicht mehr den gesetzlichen Regelungen.

Dabei sind die Prozessschritte der Gefährdungsbeurteilung vorgegeben.

Bei der Ermittlung der Gefährdungen ist unter anderen das einschlägige Vorschriften- und Regelwerk, insbesondere die Technischen Regeln für Arbeitsstätten sowie weitere Technische Regeln zu berücksichtigen.

Ebenso sind die Gefährdungsfaktoren wie im Anhang der ASR V3 beschrieben zu betrachten:

Die Beurteilung der Gefährdungen erfolgt anhand einer Risikomatrix, wobei im grünen Bereich keine Maßnahme erforderlich ist, im gelben Bereich mittelfristig eine Maßnahme durchgeführt wird und im roten Bereich sofort eine Maßnahme zur Reduzierung der Gefahr notwendig ist.

Bei der Festlegung von Maßnahmen ist ein Maßnahmenhierarchie vorgeschrieben, anhand dieser werden die erforderlichen Maßnahmen festgelegt. Hierbei kann auch eine wirtschaftliche Betrachtung mit einbezogen werden. Ziel muss es sein, durch die Maßnahme in der Beurteilung der Gefährdung in den grünen Bereich der Risikomatrix zu gelangen.

Nach dem Umsetzen der Maßnahmen müssen diese auf ihre Wirksamkeit kontrolliert werden. Dabei ist bei allen Schritten eine Dokumentationspflicht vorgeschrieben. Diese ist insbesondere bei einem Arbeitsunfall mit schwerwiegenden Folgen das erste, was die Staatsanwaltschaft und die Gewerbeaufsicht von Ihnen sehen wollen.

Bestimmte Arbeitsmittel müssen in regelmäßigen Abständen geprüft werden. Der Prüfzyklus und die Art der Prüfung sind jeweils unterschiedlich. Jedes Arbeitsmittel muss auf etwaige Prüfungen betrachtet werden, die Prüffrist anhand der gesetzlichen Regelung, oder mittels der Gefährdungsbeurteilung festgelegt, die Art der Prüfung (Sichtprüfung, Funktionsprüfung usw.) definiert werden. Bei den Prüfungen sollten Sie auf folgendes achten, dass ein Prüfprotokoll vorliegt und der Prüfer für die Prüfung qualifiziert ist. Lassen Sie sich den Befähigungsnachweis vorlegen!

In einem Betrieb können leicht hundert prüfpflichtige Arbeitsmittel zusammenkommen. Z.B. elektrische Prüfungen gem. DGUV A3 (früher BGV A3), Leitern, kraftbetriebene Rolltore, Feuerlöscher, Krane, Hebezeug, Flurförderzeuge, Regale und vieles mehr.

Um darüber den überblick zu behalten und kein Organisationsverschulden zu riskieren sollten Sie eine Übersicht der Arbeitsmittel mit den Prüfdaten führen. So wird keine Prüfung vergessen.

In jedem Betrieb werden Gefahrstoffe genutzt. Sie sind leicht an Ihren Piktogrammen erkennbar. Z.B.

Gemäß Gefahrstoffverordnung müssen Sie unter anderem vor der Nutzung der Gefahrstoffe:

• Gefährdungsbeurteilung durchführen
• Maßnahmen festlegen
• Substitutionsprüfung durchführen (Gibt es einen weniger gefährlichen Ersatzstoff?)
• Die aktuellen Sicherheitsdatenblätter müssen im Betrieb vorliegen
• Persönliche Schutzausrüstung festlegen
• Arbeitsmedizinische Vorsorge festlegen (Angebots- oder Pflichtvorsorge)
• Betriebsanweisung für den Gefahrstoff erstellen
• Mitarbeiter anhand der Betriebsanweisung unterweisen (Der Nachweis ist 2 Jahre aufzubewahren)
• Sicherstellen, dass Arbeitsplatzgrenzwerte eingehalten werden.
• Es empfiehlt sich ein Gefahrstoffkataster anzulegen, um die Gefahrstoffe leichter überwachen zu können.

Weiterhin müssen Sie die Lagerung der Gefahrstoffe betrachten, denn gemäß TRGS 510 dürfen bestimmte Gefahrstoffe ab einer bestimmten Menge nur in besonders geschützten Lagereinrichtungen gelagert werden. Bestimmte Gefahrstoffe dürfen auch nicht miteinander gelagert werden.